Soweit das Deutsche Patent- und Markenamt Akten elektronisch führt, soll es an Stelle von Papierdokumenten deren elektronische Wiedergabe in der elektronischen Akte aufbewahren. Bei der Übertragung der Papierdokumente in elektronische Dokumente ist nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Von der Übertragung der Papierdokumente in elektronische Dokumente kann abgesehen werden, wenn die Übertragung unverhältnismäßigen technischen Aufwand erfordert.

Die Papierdokumente sollen nach der Übertragung in elektronische Dokumente vernichtet werden. Dies gilt nicht, soweit die Dokumente aus rechtlichen Gründen, insbesondere auch zu Beweiszwecken, zurückzugeben oder zur Qualitätssicherung des Übertragungsvorgangs aufzubewahren sind.