(Fundstelle: BGBl. I 2022, 2891)
Die schriftlichen Verfahrensanweisungen für die Datenverwaltung umfassen mindestens folgende Elemente:
- 1.
- Angaben zu Primärdatenquellen,
- 2.
- Datenflussdiagramm, das jeden einzelnen Schritt im Datenfluss von der Quelle der Primärdaten bis zu den jährlichen Emissionsberichten widerspiegelt,
- 3.
- Beschreibung der relevanten Verarbeitungsschritte einschließlich der relevanten Formeln und angewandten Datenaggregierungsschritte,
- 4.
- Beschreibung der verwendeten relevanten elektronischen Datenverarbeitungs- und Datenspeichersysteme sowie eine Beschreibung der Interaktion zwischen diesen Systemen und anderen Eingabequellen einschließlich manueller Eingaben,
- 5.
- Beschreibung der Art und Weise, in der die Ergebnisse der Datenverwaltung und Datenverarbeitung aufgezeichnet werden.
Die Verfahrensanweisungen im Zusammenhang mit Kontrollaktivitäten umfassen mindestens folgende Elemente:
- 1.
- Qualitätssicherung der Messeinrichtungen, wenn Messeinrichtungen nicht bereits für die zollrechtliche Anmeldung verwendet werden,
- 2.
- Qualitätssicherung des für die Datenverwaltung verwendeten IT-Systems,
- 3.
- Beschreibung der Zuordnung der Verantwortlichkeit bei der Datenverwaltung und bei den Kontrollaktivitäten sowie Beschreibung der für die Zuordnung der Verantwortlichkeit erforderlichen Verwaltung der Zugriffsberechtigungen und Kompetenzen,
- 4.
- interne Überprüfung und Validierung der Daten anhand unabhängiger Datenquellen,
- 5.
- Berichtigungen und Korrekturmaßnahmen,
- 6.
- Kontrolle von ausgelagerten Prozessen,
- 7.
- Führung von Aufzeichnungen und deren Dokumentation, einschließlich der Versionsverwaltung.
- 8.
- Prüfung der Effizienz des Kontrollsystems durch interne Überprüfungen und unter Berücksichtigung der Feststellungen der Prüfstelle im Rahmen der Prüfung der jährlichen Emissionsberichte.