Über die Einstellung in den Vorbereitungsdienst entscheidet die Einstellungsbehörde auf der Grundlage eines Auswahlverfahrens, in dem die Eignung und Befähigung der Bewerberinnen und Bewerber für den Vorbereitungsdienst festgestellt wird. Insbesondere wird festgestellt, ob die Bewerberinnen und Bewerber über das Allgemein- und Fachwissen, die Sprachkenntnisse, die kognitiven, methodischen und sozialen Fähigkeiten, die charakterlichen Merkmale und die Leistungsmotivation verfügen, das oder die für die Erfüllung der Aufgaben im gehobenen Archivdienst erforderlich ist oder sind.

Wird die Zahl der am Auswahlverfahren Teilnehmenden nach § 11 Absatz 4 der Bundeslaufbahnverordnung beschränkt, so wird zugelassen, wer nach den eingereichten Unterlagen am besten geeignet erscheint. Bei der Zulassungsentscheidung sind insbesondere die Zeugnisnoten in den Fächern zu berücksichtigen, die für den Vorbereitungsdienst relevant sind. Zusätzlich werden schwerbehinderte und gleichgestellte behinderte Menschen zum Auswahlverfahren zugelassen, wenn sie nicht offensichtlich fachlich ungeeignet sind.

Wer zum Auswahlverfahren nicht zugelassen wird oder erfolglos daran teilgenommen hat, erhält eine schriftliche Mitteilung über die Ablehnung. Die Bewerbungsunterlagen werden vernichtet oder endgültig gelöscht.